Зачем вообще нужна регистрация журналов?
Все журналы, применяемые в учреждениях уголовно-исполнительной системы (УИС), относятся к служебной документации ограниченного распространения. Их своевременная регистрация и правильное оформление:
- гарантирует юридическую значимость записей;
- обеспечивает контроль доступа к сведениям;
- снижает риск утраты или искажения информации;
- является обязательным требованием приказа ФСИН № 464 от (ред. ).
Какие журналы подлежат регистрации
К типовым журналам, которые обязательно регистрируются, относятся:
- Журнал учета входящей корреспонденции.
- Журнал учета исходящей корреспонденции.
- Журнал регистрации приказов и распоряжений.
- Журнал учета служебных записок.
- Журнал выдачи материальных носителей «Для служебного пользования».
- Журнал регистрации документов, содержащих сведения ограниченного распространения.
Пошаговая инструкция: как зарегистрировать журнал
Шаг 1. Подготовка журнала
- Форма журнала должна утверждаться приказом начальника учреждения (структурного подразделения).
- На титульном листе ставится штамп «Для служебного пользования».
- Указываются: наименование учреждения, номер журнала, год, количество листов.
Шаг 2. Присвоение регистрационного номера
Регистрационный номер формируется по схеме:
УИС-КД-ХХХ/ГГ, где:
- УИС – условное обозначение учреждения (например, ИК-1);
- КД – код документа «Журнал»;
- ХХХ – порядковый номер журнала с начала года;
- ГГ – последние две цифры года (например, 26).
Шаг 3. Внесение в реестр
Данные о журнале вносятся в реестр зарегистрированных журналов (форма 4-ЖУР). В реестре фиксируются:
- номер журнала;
- дата начала ведения;
- дата окончания ведения;
- ответственное лицо;
- отметка о сдаче в архив.
Шаг 4. Ознакомление ответственных лиц
Лицо, назначенное ответственным за ведение журнала, подписывает обязательство о соблюдении режима секретности (приложение № 4 к проекту приказа ФСИН от ).
Сроки хранения и сдача в архив
| Тип журнала | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|
| Журнал учета корреспонденции | 5 лет | По истечении срока – экспертиза на постоянное хранение |
| Журнал регистрации приказов | Постоянно | Сдаётся в архив УИС, затем – в ГАФК |
| Журнал выдачи носителей «ДСП» | 10 лет | Сопровождается актом уничтожения пустых форм |
Ответственность за нарушения
Несвоевременная регистрация или утрата журнала влечёт:
- проведение служебной проверки;
- привлечение виновных лиц к дисциплинарной ответственности (ст. 59 Федерального закона «О службе в УИС»);
- в случае разглашения сведений – уголовную ответственность по ст. 283 УК РФ.
Контрольные вопросы для самопроверки
- Какой приказ последний раз изменил правила делопроизводства в ФСИН? (Приказ № 510 от )
- Сколько человек должно быть в экспертной комиссии при решении о снятии грифа «ДСП»? Не менее 3 специалистов
- Кто подписывает разрешение на передачу журнала, содержащего сведения ограниченного распространения, в другую организацию? Директор ФСИН или его заместители
Быстрый чек-лист: «Журнал зарегистрирован правильно, если…»
- ✔ На титульном листе есть регистрационный номер и гриф «ДСП»;
- ✔ Журнал внесён в реестр 4-ЖУР и заверен подписью начальника канцелярии;
- ✔ Ответственное лицо ознакомлено под роспись с режимом секретности;
- ✔ По окончании года журнал сдан в архив с актом сдачи-приёма (форма 6-АРХ).
Важно: начиная с 2025 года вводится электронный модуль «Э-Журнал» в СЭД ФСИН. До полного перехода на цифровой формат действует «параллельное» ведение бумажных и электронных журналов.
Если у вас остались вопросы, обращайтесь в отдел делопроизводства вашего учреждения или в Управление кадров и документационного обеспечения ФСИН России (Москва, ул. Житная, д. 14);