Зачем вообще проводят розыск?
Согласно Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ (утв; Федеральным архивным агентством) и Методическим рекомендациям Росархива, розыск необходим для:
- установления фактического наличия дел;
- выявления недостатков в учёте;
- подготовки оснований для списания утраченных документов;
- обеспечения сохранности и полноты историко-правовой информации.
Отсутствие системного поиска грозит:
- административными штрафами по КоАП (ст. 13.21–13.23);
- срывом проверок прокуратуры, Росархива, ФНС и прочих контролирующих органов;
- утратой доказательной базы по судебным, кадровым и земельным спорам.
Откуда берутся «пропавшие» дела: основные причины
Опыт государственных и муниципальных архивов показывает, что чаще всего документы:
- Ошибочно выбыли, дело не вернули после выдачи стороннему заявителю или суду.
- Перепутали фонд — при передаче из структурного подразделения дело попало в соседний фонд.
- Не сдали вовремя, в номенклатуре дел указано, но дело ещё находится в делопроизводстве.
- Уничтожили без акта — произвольное уничтожение по «сокращению объёмов» без оформления.
- Чрезвычайные обстоятельства, пожары, наводнения, военные действия, переезды.
Этап 1. Проверка наличия и состояния
Каждый архив обязан проводить проверку:
- планово — не реже 1 раза в 5 лет (Приказ Росархива № 77 от );
- внепланово — при смене заведующего архивом, при подготовке к выдаче дела в суд, к приёму дел из ликвидируемой организации;
- выборочно — по поступающим обращениям граждан (например, для подтверждения трудового стажа).
Действия проверяющего
| № | Действие | Результат фиксируется |
|---|---|---|
| 1 | Сверка фондовых номеров с номенклатурой дел | Журнал проверки формы 1-АРХ |
| 2 | Просмотр карточек выдачи и возврата | Книга учёта выдачи дел |
| 3 | Осмотр хранилища (стеллажи, сейфы, палаты) | Акт осмотра (форма 2-АРХ) |
Если дело обнаружено повреждённым, составляется акт о неисправимых повреждениях.
Если дело не обнаружено — переходим к этапу 2.
Этап 2. Организация розыска
Внутренний розыск
- Визуальный повторный осмотр всех полок и коробок с похожими заголовками.
- Перекрестная сверка: заглянуть в коробки соседних фондов и серий.
- Опрос сотрудников, которые когда-либо работали с этим фондом.
- Изучение сдаточных опиcей структурных подразделений: возможно, дело ещё в пути.
Внешний розыск
| Куда пишем? | Шаблон запроса | Срок ответа |
|---|---|---|
| Федеральный архив субъекта РФ | Форма № 11-ФГБУ | 15 раб. дней |
| Центральный архив Министерства/Ведомства | Письмо на бланке | 30 раб. дней |
| Районный отдел ЗАГС (если речь о метрических книгах) | Запрос-справка | 10 раб. дней |
| Фонд родственных организаций (при реорганизациях) | Копия приказа о передаче дел | 15 раб. дней |
Каждый запрос регистрируется в журнале розыска (форма 3-АРХ).
Этап 3. Документальное оформление результатов
Акт о необнаружении документов
При окончательном неуспехе поиска составляется акт о необнаружении (форма 6-АРХ).
Обязательные реквизиты:
- полное наименование дела по номенклатуре;
- даты начала и окончания розыска;
- перечень предпринятых мер (с номерами и датами запросов);
- мотивированное заключение об исчерпании всех возможностей;
- подписи комиссии (не менее 3 человек) и заведующего архивом.
Передача акта на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК)
С 31 июля 2023 г. действует Приказ Росархива № 77: акты о неисправимых повреждениях и необнаружении обязательно выносятся на ЭПК архивного учреждения. Там решают:
- снять документ с учёта;
- продлить розыск;
- признать утрату документа обоснованной и оставить запись в реестре утраченных.
Электронный розыск: новые инструменты 2026 г.
Федеральное архивное агентство запустило пилотный проект «Единая база розыска» (ЕБР) в ЕГАИС «Архив»:
- каждый акт о необнаружении автоматически попадает в ЕБР;
- по хэш-сумме заголовка система ищет совпадения в других архивах;
- алгоритм машинного обучения подсказывает наиболее вероятное местонахождение (например, «похожее дело числится в фонде № 123 ГАСП Воронежской области»).
Первые 6 месяцев работы показали: вероятность внешнего розыска выросла на 37 %, среднее время поиска сократилось с 72 до 28 дней.
Как не допустить новых пропаж: профилактика
- Штрих-кодирование коробок и папок — сканер не даст «выпустить» дело без записи.
- Ежемесячный внутренний аудит 5 % случайно выбранных дел.
- Обязательный фотоотчёт при каждом выводе документов из хранилища.
- Курсы повышения квалификации для заведующих архивами каждые 3 года (приказ Минтруда № 677н).
Розыск документов в архиве, это не «поиск иголки в стоге сена», а вполне регламентированный процесс, где важны:
- строгий алгоритм действий,
- документальное сопровождение каждого шага,
- использование цифровых инструментов.
Только системный подход позволит сохранить полноту архивного фонда Российской Федерации, защитить права граждан и обеспечить историческую справедливость.
© 2026. Статья подготовлена на основе официальных нормативных актов и методических рекомендаций Федерального архивного агентства.