Актуальность темы. Каждый год государственные и муниципальные архивы, музеи, библиотеки и научные организации сталкиваются с фактом отсутствия единиц хранения, числящихся по учётным документам. Грамотный розыск позволяет вернуть пропавший документ либо обоснованно снять его с учёта, не нарушая требований законодательства РФ и профессиональных стандартов.
Нормативно-правовая база
- Приказ Минкультуры России от № 635 «Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации».
- Приказ Минкультуры РФ от № 1612 (ред. 2020) – ранее действовавшие Правила 2015 г.
- Памятка 2008 г. «О порядке розыска необнаруженных архивных документов и подготовки документации для снятия их с учёта» (авт.: Захарова Р.А., Ертмакова Г.В.).
- Методические рекомендации ГАСПИ, Центрального эвакуационного комитета (ЦЭК) и региональных архивов.
Когда начинать розыск
Розыск обязательно инициируется, когда:
- при проверке наличия документов выявлен их фактический отсутствие;
- по учётным документам (описям, картотекам, Журналу выдачи из хранилища) запись о единице хранения есть, а физически документа нет;
- в акте инвентаризации проставлена графа «не обнаружено».
Срок розыска: 1 календарный год с даты фиксации факта отсутствия (п. 2.44 Правил 2015 г.; п. 10.8 Приказа № 635).
Этапы розыска
Этап 1. Внутренний аудит (первые 30 дней)
- Повторный пересчёт коробов, томов, дел в хранилище.
- Проверка карточек выдачи:
- Журнал выдачи из хранилища за последние 10 лет;
- Книги учёта внутреннего перемещения (читальный зал, реставрация, выставка).
- Изучение сдаточных описей: возможно, документ ещё не передавался в архив и находится у деловодителя.
Этап 2. Внешний розыск (до 90 дня)
Направляются запросы:
- в структурные подразделения учреждения-источника поступления (канцелярия, бухгалтерия, юридический отдел);
- в «смежные» архивы, куда могла быть ошибочно перемещена единица хранения;
- в организации, упомянутые в документах (например, если пропало дело кооператива – в потомственную организацию либо в ГКУ ФРГ в Москве);
- в территориальные отделы Росархива и Эвакуационные комиссии.
Этап 3. Подготовка документации (до 1 года)
Акт о необнаружении документов
Оформляется по приложению № 2 к Приказу № 635 / Памятке 2008 г.:
| Реквизит | Что указывать |
|---|---|
| Заголовок | «Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны» |
| Дата и номер | Присваивается внутренней регистрацией архива |
| Состав комиссии | не менее 3 человек: зав. архивом, бухгалтер или деловод, представитель кадровой службы |
| Описание единиц хранения | фонд, опись, № дела, заголовок, даты, кол-во листов |
| Причина утраты (предположительная) | наводнение 2012 г., неправильная маркировка при перевозке, недостача при приёме-передаче и т.п. |
| Перечень мероприятий | кем, когда, куда направлялись запросы и их результаты |
| общее количество единиц хранения, подлежащих снятию с учёта |
Подробная справка о розыске
Дополняет акт и содержит:
- хронологию всех запросов (исх. №, дата, адрес, ответ);
- копии ответов-отказов или подтверждений отсутствия;
- сведения о негативных обстоятельствах (стихийные бедствия, пожары, эвакуация);
Протокол ЭПК / ЦЭК
Акт и справка рассматриваются на заседании Экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, оформляется протокол с рекомендацией снять документы с учёта. Если фонд имеет особую ценность – протокол направляется в Центральную Эвакуационную Комиссию (ЦЭК) Минкультуры РФ.
Снятие с учёта
- Решение ЭПК/ЦЭК утверждает руководитель организации.
- Делаются отметки в инвентарной описи: «Снято с учёта на основании акта № ___ от ___».
- Информация передаётся в Государственную информационную систему «Архивный фонд РФ» (ГИС АФ) в течение 10 рабочих дней.
- Акт и справка хранятся постоянно в дело по учёту фонда, а копии – в дело «Документы о розыске и снятии с учёта» (срок хранения — постоянно).
Практические советы и типичные ошибки
| Что делать | Чего избегать |
|---|---|
| Вести скан-копии актов и корреспонденции в электронном виде для быстрого поиска | Не откладывать розыск «на потом» – сроки регламентированы |
| Использовать электронную картотеку выдачи (Excel, АС «Архив Мастер») | Не ограничиваться только внутренним хранилищем – запрашивать у всех смежных организаций |
| Фиксировать пересылку дел через «Книгу передачи» с подписями и печатями | Не допускать формулировок «утеряно безвестно» – всегда указывать конкретную предполагаемую причину |
Шаблон (фрагмент) Акта о необнаружении
АКТ о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны г. Чебоксары 15 марта 2026 г. Комиссия в составе: Захарова Р.А. – зав. Государственным архивом Чувашской Республики, председатель; Ертмакова Г.В. – главный хранитель фондов, секретарь; Иванов А.А. – ведущий архивист отдела учёта и обеспечения сохранности, провела проверку наличия архивных документов фонда № 123 «Управление образования г. Чебоксары» и установила: … ИТОГО: 7 единиц хранения подлежат снятию с учёта.
Профессиональный розыск – это не «бумажная» процедура, а реальный шанс вернуть уникальные документы. Даже если розыск не увенчался успехом, аккуратно оформленный акт защитит архив от претензий проверяющих и сохранит информацию для будущих поколений исследователей.
Контакты для консультаций:
Государственное учреждение «Государственный архив Чувашской Республики»
Тел.: (8352) ‑2-38-94
Сайт: giachr.kaisa.ru