Штатное расписание – что это простыми словами
Штатное расписание (ШР) – это локальный акт работодателя в виде таблицы, в которой указаны:
- структура организации (отделы, службы);
- должности и профессии;
- количество единиц по каждой должности;
- оклады, надбавки и иные элементы оплаты труда;
- общий фонд оплаты труда․
Главное: в ШР указывают не конкретных людей, а «штаты» – число необходимых работников для выполнения той или иной трудовой функции․
Какая статья Трудового кодекса РФ обязывает иметь штатное расписание?
Прямого требования нет, но…
В ТК РФ нет отдельной статьи, в которой бы прямо написано: «работодатель обязан утвердить штатное расписание»․ Однако косвенная обязанность вытекает из двух норм:
Статья 15 ТК РФ, часть 1
«Трудовые отношения – это отношения между работником и работодателем по поводу выполнения трудовой функции в должности, определённой в соответствии со штатным расписанием…»
Статья 57 ТК РФ, часть 2
В трудовом договоре ОБЯЗАТЕЛЬНО указывается:
- трудовая функция – работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности;
- условия оплаты труда (включая размер тарифной ставки или оклада)․
Зачем вообще нужно штатное расписание
- Организация структуры․ Показывает, сколько и каких специалистов нужно компании․
- Бюджетирование ФОТ․ Позволяет рассчитать общий фонд оплаты труда и планировать расходы․
- Оформление кадров․ Без ШР нельзя корректно указать должность и оклад в приказе о приёме или трудовом договоре․
- Контролирующие проверки․ Роструд, налоговая и ФСС могут оштрафовать за отсутствие документа (ст․ 5․27 КоАП РФ – до 50 000 руб․ на юрлицо)․
- Оптимизация численности․ Упрощает процедуру сокращения или расширения штата (п․ 2 ст․ 81 ТК РФ)․
Кто составляет и утверждает штатное расписание
Составляет: кадровая служба или специалист по управлению персоналом (по поручению руководителя)․
Согласует: бухгалтерия (оценивает влияние на фонд оплаты труда) и руководитель структурного подразделения․
Утверждает: единолично работодатель – директор, ИП или уполномоченное лицо (определение Конституционного суда РФ № 411-О-О от )․
Как оформить: пошаговая инструкция
- Определите цели изменений (расширение, сокращение, ренейминг должностей)․
- Откройте форму № Т-3 (утв․ Постановлением Госкомстата № 1 от ) или используйте собственный бланк․
- Внесите данные:
- наименование структурного подразделения;
- код и наименование должности;
- количество штатных единиц;
- тарифную ставку/оклад;
- надбавки (если установлены)․
- Согласуйте с главбухом․
- Оформите приказ (распоряжение) о введении нового штатного расписания․
- Подпишите приказ директором (обязательная подпись);
- Укажите дату начала действия (обычно 1-е число следующего месяца)․
- Храните документ в деле № «Кадры» не менее 5 лет (по сути – бессрочно)․
Частые вопросы и ошибки
Вопрос 1: «Можно ли не указывать конкретные Ф․ И․ О․ в штатке?»
Да; Штатное расписание – обезличенный документ․ Ф․ И․ О․ появляются только в приказах о приёме․
Вопрос 2: «Нужно ли менять ШР при увольнении одного сотрудника?»
Нет, если число штатных единиц по должности не меняется․ При сокращении штата – обязательно внести изменения и утвердить новый приказ․
Ошибка: ставить дату ретроактивно
ШР действует только с даты, указанной в приказе․ Нельзя «задним числом» менять оклады или должности – это нарушает права сотрудников․
Ответственность за отсутствие штатного расписания
| Нарушение | Норма КоАП РФ | Штраф для юрлица |
|---|---|---|
| Отсутствие локального нормативного акта, регулирующего трудовые отношения | ч․ 1 ст․ 5․27 | 30 000 – 50 000 ₽ |
| Повторное нарушение | ч․ 2 ст․ 5․27 | до 100 000 ₽ |
Кроме штрафа, инспекторы могут выдать предписание «исправить в срок» – тогда штатное расписание придётся составить и утвердить за 1–2 дня․
- ✓ У вас есть действующее штатное расписание с датой не позднее последних изменений структуры/окладов․
- ✓ Оно утверждено приказом директора и подписано лично․
- ✓ В трудовых договорах указаны должности, которые присутствуют в ШР․
- ✓ При любых изменениях (новая должность, изменение оклада) вы сразу вносите изменения в ШР и издаёте новый приказ․
Соблюдая эти простые правила, вы исключите риск штрафов, конфликтов с инспекциями и судебных споров с сотрудниками․
Полезный шаблон: скачайте актуальный бланк формы Т-3 с примерами заполнения по ссылке (архив Госстата, 2026 г․)․