Важно: если вы работаете в УФСИН (Управление Федеральной службы исполнения наказаний) или соприкасаетесь с документооборотом в системе ФСИН России, то рано или поздно возникает вопрос, как долго нужно хранить журналы регистрации и другую первичную документацию? В статье приведём конкретные цифры с учётом последних изменений нормативных актов 2026 года и покажем, кто и за что отвечает при преждевременном уничтожении или утере журналов.
Какие журналы считаем?
В типовых подразделениях УФСИН используются следующие регистрационные формы:
- Журнал регистрации инструктажей по пожарной безопасности;
- Журнал учёта инструктажей по охране труда (вводный, на рабочем месте, повторный, внеплановый);
- Журнал регистрации приказов о поощрении/взыскании;
- Журнал учёта входящей/исходящей служебной корреспонденции;
- Журнал операций, связанных с оборотом спецсредств и материальных ценностей;
- Журнал регистрации проверок и ревизий.
Актуальные сроки хранения в 2026 году
| Наименование журнала | Нормативный документ | Срок хранения | Примечание |
|---|---|---|---|
| Журнал учета инструктажей по ОТ | Приказ Росархива № 236 от , раздел 7.3 | 45 лет | Если выявлены вредные условия труда — 50 лет |
| Журнал инструктажей по пожарной безопасности | Приказ МЧС № 645, п. 7.8 | 10 лет | Считается с 1 января года, следующего за годом последней записи |
| Журнал входящей/исходящей корреспонденции | Приказ Росархива № 236, п. 5.2 | 5 лет | Либо до окончания проверки, если она длится дольше |
| Журнал регистрации приказов о поощрении/взыскании | Перечень № 236, примечание 1 | 50/75 лет ЭПК | Если приказы содержат сведения особой периодической категории (ЭПК) |
| Журнал операций по обороту спецсредств | Приказ ФСИН № 311 | 5 лет | Хранится в условиях постоянного архива УФСИН |
ЭПК, «особо-ценные документы», которые могут иметь увеличенные сроки хранения.
Процедура передачи в архив
- Экспертиза ценности: Комиссия по отбору документов (не реже 1 раз в 5 лет) решает, какие журналы отнести к постоянному или временному хранению.
- Оформление описи: Заполняется форма № 3-Н, заверенная руководителем структурного подразделения и главным архивариусом УФСИН.
- Акт передачи: Составляется в двух экземплярах, один передаётся в федеральный (или ведомственный) архив, второй остаётся в УФСИН.
- Учёт: В ведомственном каталоге проставляется номер фонда и единицы хранения.
Ответственность за нарушение порядка хранения
- Дисциплинарная — выговор, замечание, увольнение по ст. 81 ТК РФ (п. 9).
- Административная — КоАП РФ ст. 13.20: штраф 3 000–5 000 руб. на должностное лицо.
- Уголовная — ст. 293 УК РФ: при уничтожении документов вследствие ненадлежащего отношения к обязанностям — штраф до 200 000 руб. или лишение свободы до 2 лет.
- Материальная, ст. 248 ТК РФ: возмещение причинённого ущерба.
Что делать, если журнал утерян до окончания срока?
Немедленно составить акт об обнаружении факта утраты.
Восстановить журнал из резервной копии (в электронном виде или на бумаге).
Уведомить руководство и архивный отдел.
При необходимости — провести служебное расследование.
Краткая памятка-шпаргалка для ответственных лиц
45 лет — все журналы по охране труда.
10 лет — журналы по пожарной безопасности.
5 лет, корреспонденция, операции со спецсредствами (если не ЭПК).
50/75 лет — приказы с особо-ценной информацией.
Нельзя уничтожать раньше!
С 2020 года сроки хранения документов в УФСИН ужесточились: почти все журналы по охране труда и пожарной безопасности теперь подлежат долгосрочному и постоянному хранению. Руководители колоний, следственных изоляторов и сотрудники отдела делопроизводства должны внести изменения в локальные акты, проверить наличие всех журналов и корректность заполнения. Любое досрочное уничтожение чревато серьёзными последствиями — от штрафа до уголовной ответственности.
Полезный шаг: прикрепите эту статью к приказу о документообороте вашего учреждения и проведите инструктаж с ответственными лицами в течение ближайших 7 дней.