Актуальность темы. В практике любой организации рано или поздно возникает ситуация‚ когда по учётным данным документ числится‚ а физически его не удаётся обнаружить. Чтобы корректно «закрыть» вопрос перед проверяющими органами или передать сведения в архив‚ нужно оформить справку о проведении розыска. В 2026 г. требования к такому документу остались неизменными: он должен быть лаконичным‚ содержательным и оформленным по установленным правилам.

Что такое справка о розыске документа и когда она нужна

Справка о проведении розыска — это официальный документ‚ в котором фиксируются:

• факт проведения внутреннего поиска документов;
• мероприятия‚ которые проводились;
• результат розыска (обнаружен / не обнаружен);
• мотивированное заключение о невозможности дальнейшего поиска (если пути исчерпаны).

Такая справка потребуется:

1. При подготовке к проверке Росархива‚ налоговой‚ трудовой инспекции.
2. Для списания дел‚ утраченных по независящим от организации причинам.
3. Когда сотруднику необходимо получить дубликат трудовой книжки‚ справку о стаже‚ а оригинал утрачен.
4. При передаче документов в государственный или муниципальный архив.

Нормативная база 2026 г.

Действующие правила регламентируются:

• Приказ Росархива от № 24 «Правила организации хранения‚ комплектования‚ учёта и использования документов Архивного фонда РФ».
• Приказ Минкультуры РФ от № 766 (в редакции 2025 г.), порядок списания архивных документов.
• Методические рекомендации «Оформление результатов розыска документов» (утв. ГАСО 2024 г.).

Алгоритм розыска «с нуля»

Шаг 1. Внутренний аудит

Проверяем:

• картотеку выдачи документов на руки;
• журнал регистрации входящей/исходящей корреспонденции;
• опись дел по фонду;
• наличие штампов «Уничтожено» или «Выдано временно».

Шаг 2. Перекрёстный контроль

Сверяем:

1. дубликаты номеров дел (Ф. 1‚ оп. 2‚ д. 15 и Ф. 2‚ оп. 1‚ д. 15 — «похожие» шифры);
2. переработанные старые описи;
3. коробки с ошибочными шифрами.

Шаг 3. Опрос сотрудников

Опрашиваем:

• прошлых ответственных за архив;
• секретарей‚ которые могли забирать дела для совещаний;
• сотрудников бухгалтерии (часто трудовые документы «застревают» в финансовом отделе).

Шаг 4. Фиксация результата

Если документ не найден — составляем акт о необнаружении и справку о проведении розыска.

Образец справки о проведении розыска (2026)

Унифицированная форма

--------------------------------------------------------------------
 ООО «Парус»
 СПРАВКА о проведении розыска документов
--------------------------------------------------------------------
Дата составления: 04 августа 2026 г. 
Номер: 04-08/СП

В соответствии с п. 3.2 Приказа Росархива № 24 от г. 
в период с по г. проведён розыск следующих
дел:
Ф. 15‚ оп. 3‚ д. 128 «Штатное расписание ИТ-отдела за 2019 г.».
Ф. 15‚ оп. 3‚ д. 129 «Личные карточки сотрудников ИТ-отдела».

Мероприятия‚ предпринятые в ходе розыска:
- Проверены описи дел фонда 15 за 2016–2022 гг.;
- Опрошены 4 бывших сотрудника отдела кадров;
- Произведён осмотр 12 коробок временного хранения;
- Сверены журналы выдачи документов на руки (2019–2022 гг.).

Результат: Дела Ф. 15‚ оп. 3‚ д. 128 и д. 129 не обнаружены. 
Предполагаемая причина: утрата при переезде офиса (март 2021 г.).
Восстановление информации: сведения о зарплате восстановлены по
расчётным ведомостям‚ хранящимся в бухгалтерии (Ф. 1‚ оп. 9‚ д. 74).
Справка составлена для представления в Государственный архив
Свердловской области.

Ответственный за архив: _________________ /Иванова Н.П./
Согласовано:
Генеральный директор: _________________ /Смирнов А.В./
--------------------------------------------------------------------
Печать

Как оформляется акт о необнаружении

Если пути розыска исчерпаны‚ дополнительно составляется Акт о необнаружении архивных документов (Приложение № 18 к Правилам‚ утв. Росархивом). В акте фиксируются:

• полный шифр дела;
• крайние даты;
• объём в листах;
• причины утраты;
• возможность восстановления информации.

Акт подписывает комиссия из трёх человек и утверждает директор организации.

Частые ошибки при заполнении справки

Куда подавать справку и акт

1. Если организация ликвидируется: пакет передаётся в территориальный государственный архив вместе с основной частью дел.
2. Если списываем внутри организации: оформляем приказ о списании на основании акта и справки‚ вносим изменения в программу «Архивный фонд» или «Дело».
3. Если запрос от сотрудника: выдаём ему заверенную копию справки для восстановления трудовой книжки или оформления пенсии.

Полезные шаблоны и ссылки

• Скачать готовый шаблон справки в Word (delo-press.ru).
• Акт о необнаружении (Приложение № 18) (КонсультантПлюс).
• Форма заявления в архив на получение справки (Одинцовский район).

Важно! Справка о розыске — это не «просто бумага»‚ а юридически значимый документ‚ который защитит организацию от претензий проверяющих и поможет сотрудникам восстановить свои права. Следуйте алгоритму‚ используйте актуальные шаблоны 2026 года и не забывайте оформлять сопутствующий акт о необнаружении.

Если остались вопросы, оставляйте их в комментариях: мы оперативно поможем подстроить шаблон под вашу ситуацию.