Справка о розыске архивного документа – официальное подтверждение того, что в архиве проведена проверка наличия требуемого документа, а также сведения о результатах этой проверки (найден документ, документ не найден, документ признан неисправимым и т.п.). Такая справка оформляется в соответствии с нормативными актами Росархива и используется как доказательство при обращениях граждан, организаций и государственных органов.

Нормативно‑правовая база

• Приказ Росархива от № 77 – регламентирует порядок представления актов о неисправимых повреждениях и актах о необнаружении архивных документов.
• Правила организации хранения, комплектования, учёта и использования документов архивного фонда РФ (утв. приказом Минкультуры РФ от № 130).
• Федеральный закон № 115‑2002 «О архивном деле в Российской Федерации».
• Методические рекомендации по отбору документов постоянного и временного хранения (перечни документов, номенклатура дел).

Все документы оформляются на официальных бланках архивного учреждения, их подписи заверяются печатью организации.

Когда требуется справка о розыске?

1. При запросе гражданина (или организации) о документе, который, согласно номенклатуре дел, должен находиться в архиве, но не найден.
2. При подготовке к передаче дел в архивный фонд (проверка наличия всех единиц хранения).
3. В рамках судебных разбирательств или административных проверок, когда необходимо подтвердить статус документа.
4. При составлении актов о неисправимых повреждениях (документ обнаружен, но не подлежит реставрации).

Порядок оформления справки о розыске

Подача заявления

Заявитель (гражданин, юридическое лицо или государственный орган) подаёт письменное заявление в архивный отдел. В заявлении указываются:

• ФИО (полное наименование организации) и контактные данные.
• Наименование и (при наличии) архивный шифр запрашиваемого документа.
• Цель запроса (например, подтверждение права собственности, подготовка к суду и т.д.).
• Ссылка на нормативный акт, в котором указаны сроки хранения данного типа документов.

Поисковая проверка

Сотрудники архива проводят поиск по:

• Электронному каталогу (РПГУ) и/или бумажным описям.
• Номенклатуре дел организации, в которой документ числится.
• Спискам «Документы, требующие розыска», если документ ранее был отмечен как «необнаруженный».

Оформление акта о результатах поиска

По результатам проверки составляется один из следующих актов:

Оформление справки о розыске

Справка готовится на официальном бланке архива и содержит:

• Шапку: название архивного учреждения, его реквизиты.
• Номер справки и дату её составления.
• Сведения о заявителе.
• Перечень проверенных документов (при необходимости – перечень дел, в которых искомый документ мог находиться).
• Результат поиска (найден, не найден, повреждён).
• Подпись ответственного сотрудника и печать учреждения.

Образец справки прилагается в Приложении 42 к пункту 8.2.2 Приказа Росархива № 77 от .

Образец справки о розыске архивного документа

АРХИВНАЯ СПРАВКА О РОЗЫСКЕ
№ __ от «__» ___________ 2026 г.

Наименование архива: Государственный архив города Новосибирска
Адрес: ул. Жуковского, 105/2, г. Новосибирск, 630082
Телефон: (383)  ‑23‑45‑67

Заявитель: Петрова И.А., г. Новосибирск, ул. Ленина, 12‑кв. 7
Контактный телефон: +7 (913)  ‑55‑66‑77

Предмет запроса: Документ «Свидетельство о рождении» ФИО: Иванов Петр Сергеевич,
 шифр: Д‑12/34, лист № 5, единица хранения № 7.
Основание запроса: Статья 8.2.1 Правил организации хранения архивных документов,
 срок хранения – 75 лет (постоянное хранение);

Результат розыска:
 1) Осуществлен полный поиск в электронном каталоге и бумажных описях.
 2) Перепроверена номенклатура дел организации, в которой документ числился;
 3) Документ не найден в указанных единицах хранения.
 4) Поиск в реестре «Документы, требующие розыска» – отсутствие записей о данном документе.

 акт о необнаружении (Приложение 7 к типовой форме административного регламента).

Ответственный за составление справки:
 _______________________/ Ф.И.О. сотрудника
 Должность: ведущий архивист
 Печать

Дата выдачи: «__» ___________ 2026 г.

Как использовать справку о розыске

• Для подачи в суд в качестве доказательства того, что документ в архиве отсутствует.
• Для обращения в органы опеки, миграционную службу и другие государственные структуры, требующие подтверждения отсутствия оригинала.
• Для оформления замены документа (например, получение дубликата свидетельства о рождении).
• Для внутреннего документооборота организации – подтверждение, что документ уже не может быть найден в архиве.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Сколько времени занимает оформление справки?

Обычно от 5 до 10 рабочих дней. Срок может быть продлён, если требуется более глубокий розыск (например, обращение в региональные архивы).

Можно ли получить справку в электронном виде?

Да. По заявке через личный кабинет на портале РПГУ справка может быть выслана в формате PDF с цифровой подписью.

Что делать, если документ найден после выдачи справки о его необнаружении?

Необходимо оформить акт о найденном документе и выдать новую справку, в которой будет указано изменение статуса.

Нужно ли платить за выдачу справки?

Выдача справки о розыске является бесплатной услугой в рамках государственных архивов, если запрос не превышает установленные нормы (не более 5 справок в месяц для одного заявителя). При необходимости ускоренного поиска могут взиматься дополнительные сборы.

Краткий чек‑лист для заявителя

1. Подготовьте письменное заявление (можно в электронном виде) с указанием всех реквизитов.
2. Уточните архивный шифр или максимально точные поисковые данные.
3. Приложите копии документов, подтверждающих ваше право на запрос (паспорт, доверенность и т.п.).
4. Определите способ получения справки: лично, через МФЦ или в электронном виде.
5. После получения справки проверьте её содержание и подпись ответственного лица.

Справка о розыске архивного документа – важный инструмент подтверждения статуса архивных материалов. Оформление происходит в строгом соответствии с нормативными актами (Приказ Росархива № 77 от , Правила организации хранения и др.). Знание порядка подачи заявления, этапов розыска и требований к оформлению справки позволяет быстро получить необходимый документ и использовать его в юридических, административных и личных целях.

Дата актуализации статьи: .