Дата актуализации: 04 июля 2026 г.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка — это основной документ стажа работника, подтверждающий его трудовую деятельность на территории Российской Федерации. Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовую книжку ведёт работодатель с момента первого трудового договора, а с 01 января 2021 г. она может быть оформлена как:

• бумажная книжка;
• электронная трудовая книжка (ЭТК) — вступает в силу при заявлении работника.

Трудовая книжка необходима для:

1. начисления страховой пенсии;
2. расчёта больничных, декретных и иных социальных выплат;
3. подтверждения квалификации при трудоустройстве на новое место;
4. участия в государственных, муниципальных и корпоративных программах.

Основные нормативные акты: где прописаны правила

Все положения о трудовой книжке зафиксированы в:

Трудовой кодекс РФ (последняя редакция 1 февраля 2024 г.)

• Глава 10 «Общие положения» (ст. 56–62) — общий порядок ведения документов.
• Глава 12 «Изменение трудового договора» (ст; 72–76) — порядок внесения изменений в запись о переводе.
• Глава 13 «Прекращение трудового договора» — правила записи об увольнении (ст. 84.1).

Постановление Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.

Утверждает:

• унифицированную форму трудовой книжки (бланк № Т-2);
• порядок ведения, хранения, выдачи и исправления трудовых книжек;
• обязанность работодателя вести «Книгу учёта трудовых книжек и вкладышей».

Приказ Минтруда РФ № 320н от 19 мая 2021 г.

Регламентирует электронную трудовую книжку и взаимодействие с Пенсионным фондом РФ.

Обязанности работодателя

При приёме на работу

• Не позднее 3-х рабочих дней со дня фактического допущения к работе оформить трудовую книжку или запись в ЭТК (ст. 65, 66.1 ТК РФ).
• Убедиться, что у работника нет другой активной трудовой книжки (через сервис «Работа в России»).

В процессе работы

1. Внести записи о:
   • приёме, переводе, увольнении;
   • поощрениях и награждениях (по желанию работника);
   • дополнительных сведениях (военная служба, отпуск по уходу за ребёнком).
2. Хранить трудовые книжки в сейфе, исключая доступ посторонних лиц.
3. Каждое изменение заверять подписью ответственного лица и печатью компании.

При расторжении договора

• Внести запись об увольнении на основании приказа и выдать трудовую книжку в день увольнения лично под роспись (ст. 84.1 ТК РФ).
• Выдать справку о заработке (форма 2-НДФЛ) и копию расчётного листка.

Права и обязанности работника

Права

• Получать трудовую книжку в день увольнения.
• Требовать исправления неверных или неполных записей.
• Отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти на электронную форму (ст. 66.1 ТК РФ).

Обязанности

1. Добросовестно предоставлять сведения для внесения в трудовую книжку;
2. При переходе к новому работодателю предоставить прежнюю трудовую книжку или согласие на ЭТК.
3. Своевременно уведомлять работодателя об изменениях паспортных данных, Ф.И.О.

Электронная трудовая книжка: что изменилось

С 01 января 2021 г. введены положения ст. 66.1 ТК РФ:

• Переход добровольный: работник подаёт заявление через Госуслуги/ПФР или работодателя.
• Данные передаются в Пенсионный фонд РФ в течение 1 рабочего дня после каждого изменения.
• Бумажную книжку можно оставить «в архиве» без дальнейших записей.
• Информационная система «ФГИС ЕСТ» (gosuslugi.ru) позволяет скачать выписку о стаже.

Примечание: если работник выбрал ЭТК, при увольнении выдаётся бумажная справка СЗВ-ТД вместо трудовой книжки.

Частые ошибки и как их избежать

Алгоритм восстановления потерянной трудовой книжки

1. Подать заявление в ПФР или МФЦ о выдаче выписки СЗВ-К.
2. Собрать доказательства стажа: приказы, договоры, справки 2-НДФЛ.
3. Работодатель последнего места оформляет дубликат формы Т-2 на основании полученных данных.
4. Регистрация дубликата в «Книге учёта трудовых книжек».

Ответы на популярные вопросы

Можно ли не вести бумажную книжку новым сотрудникам?

Да, если работник написал заявление о переходе на ЭТК. В этом случае бумажная не оформляется.

Сколько хранятся документы после смерти работника?

75 лет со дня последней записи (Приказ Минкультуры № 558).

Нужна ли печать в 2026 году?

Обязательна, если организация использует печати по внутренним правилам. Для ИП печать не обязательна.

Проверь себя: короткий чек-лист работодателя

• ❏ В течение 3-х дней оформлена трудовая книжка/ЭТК?
• ❏ Все записи сделаны синей пастой, аккуратно?
• ❏ Подпись кадровика и руководителя стоят?
• ❏ Печать чёткая и читаемая?
• ❏ Книга учёта ведётся без пропусков?
• ❏ Выдана сотруднику в день увольнения?

Полезные ссылки

• Трудовой кодекс РФ (Консультант+)
• Электронная трудовая книжка на Госуслугах
• Пенсионный фонд РФ — раздел «Трудовая книжка»