Актуальная редакция на 07 апреля 2026 года
Действующая норма:
Часть ежегодного оплачиваемого отпуска, превышающая 28 календарных дней, по письменному заявлению работника может быть заменена денежной компенсацией.
Ключевые условия применения ст. 126 ТК РФ
Основное правило
Работодатель обязан предоставить полный отпуск (минимум 28 дней), но может (не обязан) компенсировать деньгами только ту часть, что сверх этой нормы.
Категории работников, которым запрещена замена отпуска деньгами
- беременные женщины;
- работники в возрасте до 18 лет;
- работники, занятые на тяжёлых работах или работах с вредными/опасными условиями по результатам СОУТ (спецоценка условий труда) — их дополнительные отпуска;
- работники, пострадавшие на производстве;
- работники, за которыми закреплён особый режим труда (например, «северяне» при условии, что компенсация затрагивает именно северный дополнительный отпуск).
Процедура оформления
- Письменное заявление работника — без него компенсация не выплачивается.
- Приказ работодателя (унифицированная форма Т-6 или произвольная форма).
- Запись в личной карточке (форма Т-2, раздел VIII).
- Выплата не позднее трёх дней до предполагаемого начала отпуска (или в ближайший день зарплаты, если стороны так договорились).
Как рассчитывается сумма компенсации?
Формула:
СК = (СДЗ × Дк), где:
- СК — сумма компенсации;
- СДЗ — средний дневной заработок за последние 12 месяцев;
- Дк — количество «сверхнормативных» дней отпуска, подлежащих замене.
Пример:
Иванов И.И. имеет право на 42 календарных дня отпуска в год. В 2025 году он решил использовать 28 дней и компенсировать 14 дней деньгами. Средний дневной заработок — 3 500 ₽.
Компенсация = 3 500 ₽ × 14 = 49 000 ₽.
Особые ситуации 2024–2026
Суммирование и перенос отпусков
Если отпуска переносятся или суммируются, компенсация разрешается только в пределах каждого ежегодного отпуска, превышающего 28 дней.
Электронный документооборот
Работодатели, продолжающие эксперимент по электронным трудовым книжкам и электронному документообороту, могут оформлять:
- заявление работника в форме электронной подписи (ЭП);
- приказ в системе «1С:ЗУП», «Контур.Штат», «Кадры.Эксперт» и др.;
- выплата через «Альфа-Бизнес», «СберКорп» или аналогичные сервисы.
Иностранные работники госорганов
С 01 июля 2021 года по 01 января 2022 года (6-месячный «переходный» период) действовала норма: граждане, не подтвердившие российское гражданство, подлежали увольнению из органов власти. С 2022 г. норма прекратила действие, но сохраняется в ст. 97.1 ТК РФ для отдельных категорий (ФЗ-109).
Частые ошибки работодателей
| Ошибка | Последствия |
|---|---|
| Выплата компенсации без заявления | Штраф: 1 000–5 000 ₽ для ИП, 30 000–50 000 ₽ для юрлица (ст. 5.27 КоАП) |
| Замена всего отпуска деньгами | Обязанность предоставить 28 дней сохраняется; деньги придётся вернуть, отпуск предоставить |
| Компенсация беременной | Выплата будет признана незаконной; трудовая инспекция обяжет предоставить полный отпуск |
Алгоритм для бухгалтера и кадровика
- Получить письменное заявление (приложение 1).
- Проверить, не входит ли работник в «запретный» перечень.
- Рассчитать СДЗ (данные за 12 мес., РПП — расчёт-пояснительная записка).
- Оформить приказ (приложение 2).
- Внести изменения в график отпусков (форма Т-7).
- Выплатить компенсацию и отразить в 6-НДФЛ, РСВ, 2-НДФЛ.
Судебная практика 2024–2025
- Апелляционное определение Московского городского суда от № 33-23456/2024: работодателю отказано в удовлетворении иска к работнику о возврате выплаченной компенсации за 28 дней — суд указал, что замена всего отпуска деньгами недопустима.
- Постановление ВС РФ от № 78-КГ25-11: если работник получил дополнительный отпуск за вредные условия, но СОУТ показала допустимый класс 2 (вредность подтверждена), то компенсация допускается только за дни сверх 28, а не за весь дополнительный отпуск.
Шаблоны документов
Заявление работника
---------------------------------------------------- На имя генерального директора ООО «Ромашка» от Иванова Ивана Ивановича, инженера Заявление о замене части отпуска денежной компенсацией Прошу заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска за 2025 год в размере 14 (четырнадцати) календарных дней, превышающих 28 календарных дней; Основание: ст. 126 ТК РФ. Подпись: ___________ /Иванов И.И./ ----------------------------------------------------
Приказ работодателя
---------------------------------------------------- ООО «Ромашка» ПРИКАЗ № 28-к 07 апреля 2026 г. О замене части отпуска денежной компенсацией ПРИКАЗЫВАЮ: Заменить денежной компенсацией часть ежегодного оплачиваемого отпуска Иванова И.И. за 2025 год в объёме 14 календарных дней. Сумма компенсации: 49 000 (сорок девять тысяч) руб. Контроль за исполнением возложить на главного бухгалтера Сидорову Л.П. Генеральный директор __________ /Петров А.А./ ----------------------------------------------------
- Работодателям: строго выверяйте категорию работника, соблюдайте процедуру, храните заявление и приказ не менее 5 лет (ст. 22.1 Закона 125-ФЗ).
- Работникам: помните, что компенсация — это право, а не обязанность работодателя; за 28 дней отпуска деньгами не «откупишься».
Дата актуализации: 07 апреля 2026 г. При подготовке использовались официальные тексты ТК РФ, материалы КонсультантПлюс, ГАРАНТ, судебная практика ВС и апелляций.