Обязанность работодателя обеспечить сохранность документов, содержащих сведения о заработной плате работника
Статья 249 ТК РФ устанавливает обязанность работодателя обеспечить сохранность документов, в которых содержатся сведения о заработной плате работника, в течение установленного срока.
Содержание статьи 249 ТК РФ
В соответствии с текстом статьи:
- Работодатель обязан обеспечить сохранность документов, содержащих сведения о заработной плате работника, в течение не менее пяти лет со дня их составления.
- Указанные документы должны быть предоставлены работнику по его письменному запросу.
К каким документам относится обязанность
Под документами, содержащими сведения о заработной плате, понимаются:
- расчётные ведомости и платёжные поручения;
- штатное расписание и приказы о назначении на должность;
- табели учёта рабочего времени;
- индивидуальные карточки учёта (например, лицевые счёта);
- копии трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним;
- справки о заработной плате для кредитов, социальных служб и т.д.
Практическое значение для работников и работодателей
Для работников
- Возможность получить справку о доходах при оформлении кредита, ипотеки, пособий;
- Подтверждение размера заработной платы при спорных вопросах (например, в суде);
- Защита от несанкционированного изменения данных о заработной плате.
Для работодателей
- Обязанность систематизировать и хранить кадрово-бухгалтерскую документацию;
- Ответственность за утрату или уничтожение документов (ст. 5.27 КоАП РФ — административная ответственность; в случае умышленного уничтожения возможна уголовная ответственность по ст; 183 УК РФ);
- Необходимость внедрения электронного документооборота и резервного копирования.
Сроки хранения документов
| Вид документа | Минимальный срок хранения |
|---|---|
| Расчётные ведомости | 5 лет со дня составления |
| Лицевые счета работников | 5 лет со дня последней записи |
| Трудовые договоры и дополнительные соглашения | 5 лет после увольнения работника |
| Документы по начислению и выплате отпускных | 5 лет |
Как запросить документы у работодателя
Работник имеет право подать письменное заявление с просьбой выдать копии или выписи из документов, содержащих сведения о его зарплате.
Шаги:
- Составьте заявление в произвольной форме с указанием периода, за который нужны сведения;
- Отправьте заявление лично или по почте с уведомлением;
- Работодатель обязан выдать документы в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления;
- В случае отказа можно обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд.
Ответственность работодателя за нарушение статьи 249 ТК РФ
- Административная — ст. 5.27 КоАП РФ (штрафы до 50 000 руб. для юрлиц);
- Дисциплинарная — привлечение к дисциплинарной ответственности ответственного лица;
- Материальная — возмещение работнику убытков, если из-за утраты документов он не смог подтвердить доход;
- Уголовная — ст. 183 УК РФ (при умышленном уничтожении документов).
Советы работодателям по соблюдению требований статьи 249 ТК РФ
- Внедрите электронный архив с резервным копированием;
- Назначьте ответственное лицо за ведение и хранение кадровых документов;
- Периодически проводите инвентаризацию документов;
- Используйте криптографическую защиту для цифровых файлов;
- Обучите персонал требованиям законодательства о защите персональных данных.
Статья 249 ТК РФ — это важный механизм защиты прав работников на достоверную информацию о заработной плате и гарантия сохранения доказательств при возникновении споров. Работодатели обязаны строго соблюдать требования по хранению документов, а работники — знать свои права и активно их реализовывать.
Дата актуальности: