Трудовая книжка по-прежнему остаётся ключевым документом, подтверждающим трудовой стаж и опыт работы гражданина Российской Федерации.
Для сотрудников Федеральной службы исполнения наказаний (ФСИН) она имеет ряд специфических особенностей, связанных со спецификой службы,
допусками к государственной тайне и ведомственными нормативными актами.
В этой статье мы подробно разберёмся, как оформляется, хранится и учитывается трудовая книжка сотрудника ФСИН в условиях цифровизации 2026 года.

Содержание

1. Основание для ведения трудовой книжки в ФСИН
2. Бумажная vs электронная форма: что выбрать сотруднику ФСИН
3. Кто и как вносит записи в трудовую книжку сотрудника ФСИН
4. Особенности записи о приёме на службу в ФСИН
5. Увольнение (освобождение от занимаемой должности): правильная формулировка
6. Утеря или порча трудовой книжки: алгоритм восстановления
7. Ответственность за нарушение порядка ведения и хранения
8. Полезные советы и чек-листы

Основание для ведения трудовой книжки в ФСИН

Сотрудники ФСИН относятся к федеральным государственным гражданским служащим, чья деятельность регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (гл. 52 и 53);
• Федеральным законом № 342-ФЗ «О службе в органах внутренних дел» (в части, применимой к сотрудникам ФСИН);
• Федеральным законом № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе»;
• Указами Президента РФ (в т.ч. № 157 от «О ведомственных наградах и поощрениях»);
• Локальными актами ФСИН России, например, «Инструкцией о порядке ведения и хранения трудовых книжек сотрудников уголовно-исполнительной системы» (утв. приказом ФСИН России № 255 от ).

Бумажная vs электронная форма: что выбрать сотруднику ФСИН

Общая ситуация в 2026 году

С 1 января 2021 года в России введён переходный режим: работники могут отказаться от бумажной трудовой книжки и перейти
на электронные трудовые книжки (ЭТК). Однако для сотрудников ФСИН существуют особенности:

• Государственная тайна. Часть сведений о службе может относиться к гостайне. Поэтому первичное оформление сотрудника ФСИН
  всё ещё требует бумажной трудовой книжки с последующим внесением сведений в федеральную информационную систему «Электронная трудовая книжка» (ФИС «ЭТК»).
• Ограниченный доступ к ФИС «ЭТК». Подразделения кадрового обеспечения ФСИН имеют выделенные защищённые каналы связи
  (Гознак-ТКС), через которые и передают данные.
• Обязательное согласие работника. Сотрудник при приёме на службу в письменном виде уведомляется о праве выбора формы
  (бумага или ЭТК). Но в большинстве случаев предпочтение отдаётся бумажной книжке из-за возможных ограничений по допуску к сведениям ограниченного доступа.

Кто и как вносит записи в трудовую книжку сотрудника ФСИН

Кадровая служба учреждения/территориального органа ФСИН

Вести трудовую книжку имеет право специалист кадровой службы, который:

• имеет доступ к государственной тайне не ниже «совершенно секретно»;
• прошёл аттестацию по вопросам обращения с трудовыми книжками (ежегодно, приказ начальника ГУИС или регионального управления);
• подписывает записи личной подписью и расшифровкой, ставит личную печать (штамп «Для трудовых книжек»).

Порядок внесения записи

1. Дата проставляется по факту приказа о приёме или увольнении;
2. Наименование структурного подразделения в формате: «УФСИН России по [региону]», «ФКУ ИК-2 УФСИН России по [региону]» и т.д.;
3. Должность указывается в соответствии со штатным расписанием (например, «старший инспектор 1 категории отдела режима и надзора»);
4. Основание — номер и дата приказа, подписанного руководителем учреждения или начальником территориального органа;

Особенности записи о приёме на службу в ФСИН

Первичное оформление

При первичном поступлении на службу в ФСИН:

• сотрудник предъявляет бумажную трудовую книжку либо получает её впервые (если ранее не работал);
• в графе 1 ставится порядковый номер записи (обычно «1»);
• в графе 2 — дата приказа о зачислении в кадры;
• в графе 3 — «Принят на службу в ФСИН России (наименование учреждения) на должность [указать], категория [указать], оклад по ЕТС [указать]»;
• в графе 4 — номер и дата приказа, подпись и печать кадровика.

Прохождение военной службы и зачисление в кадры

Для бывших военнослужащих, поступающих на гражданскую службу в ФСИН, в трудовую книжку вносится запись о зачислении с учётом предыдущего военного стажа,
который зачисляется в выслугу лет в соответствии с Федеральным законом № 4468-I.

Увольнение (освобождение от занимаемой должности): правильная формулировка

Основания прекращения службы

Увольнение сотрудника ФСИН производится на основании:

• п. 1 ч. 1 ст. 37 Закона № 79-ФЗ — по собственному желанию;
• п. 2 ч. 1 ст. 37 — по соглашению сторон;
• п. 3-11 ч. 1 ст; 37 — по инициативе службы (утрата доверия, сокращение штатов, грубое нарушение и т.д.);
• п. 12-13 — по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (призыв на военную службу, избрание на выборную должность).

Правильная формулировка при увольнении по собственному желанию

Пример:

«Уволена с должности старшего инспектора 1 категории отдела режима и надзора ФКУ ИК-2 УФСИН России по г. Москве
в связи с расторжением контракта по собственному желанию, п. 1 ч. 1 ст. 37 Федерального закона от № 79-ФЗ,
приказ № 123-к от ».

Сроки и порядок выдачи трудовой книжки

• в день последнего рабочего дня;
• в присутствии увольняющегося ставится личная подпись в личной карточке и журнале учёта трудовых книжек;
• в случае отсутствия сотрудника — направляется заказное письмо с уведомлением о вручении.

Утеря или порча трудовой книжки: алгоритм восстановления

Действия сотрудника

1. Заявление в отдел кадров о выдаче дубликата;
2. Копии приказов о приёме и увольнении (из личного дела или архива);
3. Заполнение новой трудовой книжки по форме Т-2 (Гознак);
4. Заверение записей начальником кадровой службы и печатью.

Внесение в ФИС «ЭТК»

При наличии ЭТК сведения автоматически подтягиваются из базы данных; при отсутствии — кадры вручную вводят дубликат в систему.

Ответственность за нарушение порядка ведения и хранения

Дисциплинарная

За неверные записи, подделку, утрату или несвоевременное внесение данных кадровый специалист может быть привлечён к
дискредитации и лишению надбавки за выслугу лет.

Административная

Нарушение трудового законодательства влечёт административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ
(штраф до 50 000 ₽ для должностного лица).

Уголовная

При утрате документов, содержащих сведения государственной тайны, возможна уголовная ответственность по ст. 283 УК РФ.

Полезные советы и чек-листы

Чек-лист для кадрового специалиста ФСИН

• ✅ Проверить наличие подписи и печати на каждой записи;
• ✅ Сверить дату приказа и дату записи в трудовой книжке;
• ✅ Ежеквартально списываться с ФИС «ЭТК» на предмет расхождений;
• ✅ Вести журнал учёта движения трудовых книжек (форма Т-49);
• ✅ Хранить трудовые книжки в металлическом сейфе 1 класса защиты.

Чек-лист для сотрудника ФСИН

• ✅ При поступлении на службу взять расписку о получении трудовой книжки;
• ✅ Перед увольнением проверить все записи на предмет ошибок;
• ✅ При выходе на пенсию заказать справку СЗВ-СТАЖ (ЭТК) и копию трудовой книжки;
• ✅ При смене региона службы забрать трудовую книжку лично и вручить в новую кадровую службу.

Полезные ссылки

• Официальный сайт ФСИН России
• ПФР (ФИС «ЭТК»)
• Трудовой кодекс РФ (актуальная редакция)

требующий строгого соблюдения ведомственных инструкций и федерального законодательства.
В 2026 году цифровизация затрагивает и эту сферу, но бумажная форма остаётся актуальной ввиду особенностей службы.
Соблюдайте чек-листы, следите за датами и подписями — и трудовой стаж будет учтён без искажений.