Административный регламент — это система правил, сроков, форм и процедур, по которым государственные органы (в первую очередь Роструд) и работодатели реализуют положения Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ). Он превращает «сухие» статьи кодекса в понятный алгоритм действий: что документировать, куда подавать, за сколько дней, в какой форме и с какими последствиями.
Зачем нужен административный регламент
- Единообразие, одинаковые правила для всех работодателей независимо от региона и формы собственности.
- Прозрачность, работник видит, какие шаги должен совершить работодатель, и может отслеживать сроки.
- Снижение рисков, при точном следовании регламенту штрафы по ч. 1 ст. 5.27 КоАП (от 1 000 до 5 000 ₽ для ИП, до 50 000 ₽ для юрлиц) практически исключены.
Основные документы, регулируемые регламентом
Трудовой договор
С 2025 г. трудовой договор оформляют строго в письменной форме не позднее 3 рабочих дней с момента фактического допуска работника к работе (ст. 67 ТК РФ). В регламенте прописан алгоритм:
- Работник подает заявление.
- Работодатель издаёт приказ (форма № T-1 или T-1а).
- В 1-й день работы подписывают 2 экземпляра договора (один — работнику, один — хранится у работодателя не менее 75 лет).
Важно: если договор заключён на срок от 2 до 6 месяцев, испытательный срок не может превышать 2 недели (ст. 70 ТК РФ). При срочном контракте до 5 лет включительно максимальный срок также ограничен регламентом (п. 2 ч. 1 ст. 58 ТК РФ).
Сведения о трудовой деятельности (СТД-СФР)
С 22 сентября 2025 г. действует обновлённый бланк СТД-СФР, утверждённый приказом Минтруда. В рамках регламента:
- Работодатель обязан ежеквартально, не позднее 30-го числа месяца, следующего за отчётным кварталом, загружать сведения в СФР.
- По запросу работника выписка предоставляется в течение 3 рабочих дней.
- При увольнении сведения передаются в день последнего рабочего дня.
Корректировка функции: если меняется трудовая функция, оформляется перевод на другую работу (письмо Минтруда от № 14-6/ООГ-6058), а не просто допсоглашение.
Трудовые книжки
С 2025 г. используются только электронные трудовые книжки. Если работник просит «бумажную» дубликатную книжку, регламент требует:
- Заявление работника.
- Оформление записи о выдаче в день подачи заявления.
- Использование образца-2025 (см. Бухонлайн).
Пошаговая схема действий работодателя
Шаг 1. Приём на работу
Срок: 3 рабочих дня.
Документы: приказ, договор, форма СТД-СФР, личная карточка (Т-2).
Шаг 2. Испытательный срок
Максимум: 3 месяца (6 мес. для руководителей), 2 недели — при контракте до 6 месяцев.
Шаг 3. Перевод или корректировка функции
Оформление: приказ о переводе + допсоглашение.
Обновление СТД-СФР: в течение 3 рабочих дней после приказа.
Шаг 4. Увольнение
Документы: расчёт, приказ по форме Т-8, запись в СТД-СФР, выдача справки 2-НДФЛ и сведений о трудовой деятельности.
Особые случаи по регламенту
- Единственный учредитель-директор: трудовой договор заключается обязательно, регламент исключает «сам с собой» (письмо Роструда от № 658-ООГ-1).
- Ребёнок до 14 лет: с 2026 г. термин изменён на «ребёнок до 16 лет» в ст. 261 ТК РФ; соответствующие поля СТД-СФР будут обновлены.
Ответственность за нарушение регламента
| Нарушение | Штраф (КоАП) | Документ |
|---|---|---|
| Отсутствие трудового договора | 10 000–20 000 ₽ (должностное лицо) 50 000–100 000 ₽ (юрлицо) | ч. 4 ст. 5.27 КоАП |
| Просрочка передачи сведений в СФР | 1 000–5 000 ₽ (ИП) 5 000–10 000 ₽ (юрлицо) | ч. 2 ст. 15.34 КоАП |
Практические советы бухгалтерам и HR 2025
- Автоматизируйте загрузку в СФР через 1С, Контур.Эльба или МойСклад-Кадры.
- Контролируйте сроки календарём задач: +3 дня на договор, +3 дня на СТД-СФР.
- Храните сканы приказов и допсоглашений в электронном виде не менее 75 лет.
- Уведомляйте работников СМС или через Личный кабинет на «Госуслугах» (новая опция СФР).
Административный регламент превращает Трудовой кодекс из набора статей в понятную дорожную карту для работодателя. Следуя регламенту, вы минимизируете штрафы, ускоряете кадровые процессы и повышаете доверие персонала.