Актуально на

Внимание: если инвентаризация выявила недостачу товаров на складе, важно не только правильно оформить документы, но и понимать, по какой статье Уголовного кодекса РФ может быть возбуждено дело, какие проводки сделать бухгалтеру и какие налоговые последствия ждут компанию․ Ниже подробный разбор: от фиксации факта до списания суммы убытков․

Недостача на складе: что говорит УК РФ

Если ревизия показала отсутствие товара и есть основания полагать, что он украден, правоприменяемой станет статья 160 УК РФ «Присвоение или растрата»․
Условия применения:

• товар принят на ответственное хранение, складское хранение либо находится у лица, обязанного за него отвечать;
• лицо воспользовалось своим служебным положением, чтобы завладеть имуществом (например, ночью проникло на склад, как в примере с камерой видеонаблюдения);
• стоимость ущерба превышает 5 000 рублей (при стоимости меньше – возможно только административное или дисциплинарное взыскание)․

Пример из практики 2025 г․

На складе филиала обнаружена недостача 700 000 р․ Камера зафиксировала, что сотрудник дважды заходил ночью и выносил товар пакетами․ Полиция приняла заявление, возбудила уголовное дело по ст․ 160 УК РФ․ Следствие сняло видео с регистратора (память 2 недели), предъявило обвинение конкретному лицу․

Если виновное лицо не установлено

Следователи часто выносят постановление об отказе в возбуждении дела, мотивируя тем, что «невозможно установить время и причину образования недостачи»․
В этом случае компания всё равно обязана:

1. оформить акт инвентаризации;
2. списать недостающие товары на убытки․

Пошаговый алгоритм действий при выявлении недостачи

Шаг 1․ Проведение внеплановой инвентаризации

• Издается приказ руководителя о проведении внеплановой инвентаризации․
• Создаётся инвентаризационная комиссия не менее 3 человек․
• Заполняются формы ИНВ-3, ИНВ-19․

Шаг 2․ Составление акта о недостаче

Акт оформляется по унифицированной форме ТОРГ-15 (или самостоятельно разработанной)․
Указываются:

• наименование товара, количество, цена, общая сумма;
• дата, когда впервые обнаружена недостача;
• подписи материально ответственного лица и членов комиссии․

Шаг 3․ Получение объяснений

Материально-ответственное лицо пишет объяснительную․
Если отказывается – составляется акт отказа․

Шаг 4․ Обращение в полицию и/или суд

• Подаётся заявление о краже (растрате)․
• Прилагаются акт инвентаризации, видеозаписи, показания свидетелей․
• Получаем копию постановления (возбуждение или отказ)․

Бухгалтерские проводки в 2026 году

Далее приведены типовые проводки по счетам бухгалтерского учета в зависимости от того, установлено ли виновное лицо․

3․1 Виновное лицо установлено

3․2 Виновное лицо не установлено

ВАЖНО: НДС, ранее принятый к вычету при покупке недостающего товара, не восстанавливается (письмо ФНС РФ от № ГД-4-3/8627)․

Налоговые последствия

Организации на общей системе налогообложения (ОСН)

• При отсутствии виновного лица сумма недостачи учитывается в составе внереализационных расходов (пп․ 5 п․ 2 ст․ 265 НК РФ)․
• Есть ли акт инвентаризации + постановление о прекращении уголовного дела – достаточно для признания расходов․

Индивидуальные предприниматели на УСН «Доходы минус расходы»

• В соответствии с п․ 5 ст․ 346․16 НК РФ недостачи товаров относятся к материальным расходам․
• Подтверждаются теми же документами: актом инвентаризации, постановлением следствия или акта о невозможности установить виновного․

Как взыскать ущерб с виновного сотрудника

1. Проверьте договор о материальной ответственности․
   Если он заключен в письменной форме и подписан обеими сторонами, можно взыскать полную сумму ущерба без суда (ст․ 248 ТК РФ)․
2. Если договора нет, взыскание ограничивается средним месячным заработком сотрудника (ст․ 241 ТК РФ)․
3. Судебное взыскание․
   При отказе добровольно возмещать ущерб подайте иск в районный суд․ Нужны: акт инвентаризации, постановление о возбуждении уголовного дела, расчёт ущерба․

Чек-лист бухгалтера

• ☐ Проведена внеплановая инвентаризация (приказ + формы ИНВ-3, ИНВ-19);
• ☐ Составлен акт о недостаче (ТОРГ-15)․
• ☐ Получена объяснительная от материально-ответственного лица․
• ☐ Подано заявление в полицию (копия постановления прилагается к бухгалтерским документам)․
• ☐ Проведены проводки на счетах 94, 73-2, 91-2 в зависимости от наличия виновного․
• ☐ Налоговый учет: внереализационные расходы (ОСН) или материальные расходы (УСН)․
• ☐ Удержан ущерб из з/п виновного (если есть договор о полной материальной ответственности)․

Пример полного алгоритма: от инвентаризации до закрытия проводок

Ситуация: при инвентаризации обнаружена недостача товара на 700 000 р․ Видеозаписи подтверждают кражу сотрудником А․

1. – приказ о внеплановой инвентаризации․
2. – акт ТОРГ-15, объяснительная от сотрудника А․
3. – заявление в полицию, возбуждено уголовное дело по ст․ 160 УК РФ․
4. – бухгалтер делает проводки:
   Д-т 94 / К-т 41 – 700 000 р․
   Д-т 73-2 / К-т 94 – 700 000 р․
5. – сотрудник А добровольно вносит 700 000 р․ на расчётный счёт компании:
   Д-т 51 / К-т 73-2 – 700 000 р․
6. – списывать сумму в налоговых расходах не нужно, ущерб полностью компенсирован․

Недостача на складе – это не только бухгалтерская проводка, но и потенциальное уголовное дело․ Чем раньше вы:

• оформите документы,
• обратитесь в полицию,
• проведёте проводки,

тем быстрее минимизируете потери и налоговые риски․

Контрольный вопрос: «А заключён ли у ваших кладовщиков договор о полной материальной ответственности?» Если нет – сейчас самое время это исправить․