Объяснительная о розыске — это официальный документ, который составляется сотрудником организации (чаще всего отдела кадров или службы безопасности) в случае, когда сотрудник без уважительных причин не выходит на связь и его местонахождение неизвестно. Документ фиксирует факт исчезновения сотрудника и передаётся в компетентные органы (например, в полицию) для инициации розыскных мероприятий.
Когда требуется объяснительная о розыске
Объяснительная оформляется в следующих случаях:
- сотрудник не вышел на работу более двух рабочих дней подряд без предупреждения;
- отсутствует связь с сотрудником по телефону и через мессенджеры;
- по месту жительства и у родственников информации о местонахождении нет;
- есть признаки, указывающие на возможное происшествие (например, сотрудник сообщал о преследовании или угрозах).
От кого пишут объяснительную
Обычно инициатором является:
- Непосредственный руководитель пропавшего сотрудника.
- Сотрудник отдела кадров или службы безопасности.
- Коллега, последним видевший человека на рабочем месте.
Важно: формулировки должны быть сухими и фактическими, без домыслов и эмоций.
Структура объяснительной о розыске
Шапка документа
В правом верхнем углу указываются:
- наименование организации;
- должность и ФИО инициатора;
- должность и ФИО адресата (начальник службы безопасности, руководитель отдела кадров или представитель полиции).
Заголовок
Объяснительная записка о факте розыска сотрудника [ФИО]
Основной текст
Включает:
- ФИО, должность и отдел пропавшего сотрудника;
- дата и время последнего контакта с ним;
- обстоятельства, при которых он исчез из поля зрения;
- предпринятые меры по розыску (звонки, визиты по адресу, опрос коллег и родственников);
- результаты этих мероприятий (отсутствие информации, не отвечает на телефон и т. д.).
«На основании вышеизложенного прошу инициировать розыск сотрудника [ФИО] и передать материалы в ОВД по месту регистрации».
Подпись и дата
Внизу ставится подпись инициатора и расшифровка ФИО. Дата оформления — обязательно.
Образец объяснительной о розыске
(короткая цитата без лишних данных)
Объяснительная записка
о факте розыска сотрудника Иванова А.А.15 мая 2024 года в 09:00 сотрудник отдела продаж Иванов А.А. не вышел на рабочее место. Последний раз его видели 14 мая в 18:30, когда он покинул офис. С 14 мая 2024 года, 19:00, на телефонные звонки и сообщения в мессенджерах он не отвечает. По адресу регистрации (ул. Ленина, д. 10, кв. 25) ‑5 мая в 10:00 никто не открыл. Соседи и родственники информации о местонахождении не имеют.
На основании вышеизложенного прошу инициировать розыск Иванова А.А. и передать материалы в ОВД Центрального района г. Москвы.
Подпись: ___________ /Петров С.С./
Советы по оформлению
- Не допускайте оценочных суждений. Вместо «наверное, уехал» пишите «местонахождение не установлено».
- Фиксируйте время звонков и визитов; Это поможет полиции установить хронологию событий.
- Сохраняйте копию документа у себя и в отделе кадров.
- Приложите к объяснительной распечатки звонков, скриншоты переписок, если есть.
Что делать после подачи объяснительной
- Отправьте оригинал в полицию лично или по почте с уведомлением о вручении.
- Сообщите руководству о факте передачи документа.
- Следите за статусом розыска через официальные каналы (участковый, дежурную часть).
- Если сотрудник появился, немедленно сообщите в полицию и оформите акт о возвращении.
Объяснительная о розыске — это не просто формальность, а юридически значимый документ, который ускоряет розыскные мероприятия и защищает организацию от возможных обвинений в бездействии. Соблюдайте структуру, фиксируйте только факты и незамедлительно передавайте документ в компетентные органы.