Дата актуализации:

Зачем нужна экспертиза ценности документов?

Экспертиза ценности документов — это обязательная процедура, предусмотренная ст․ 17 Закона РФ «Об архивном деле в Российской Федерации» и Методическими рекомендациями Федерального архивного агентства․ Она позволяет определить:

• долгосрочную или краткосрочную ценность документа;
• срок хранения (постоянный, свыше 10 лет, до 10 лет);
• необходимость передачи дела в Архивный фонд Российской Федерации либо уничтожения после окончания срока хранения․

Без экспертизы невозможно ни формирование номенклатуры дел, ни передача документов в государственные, муниципальные и ведомственные архивы․

Кто проводит экспертизу?

Экспертную комиссию создаёт руководитель организации приказом․ В её состав входят:

1. руководитель (или заместитель) службы делопроизводства;
2. ведущий архивист;
3. специалисты структурных подразделений, чьи документы подлежат экспертизе;
4. представитель юридической службы (при необходимости)․

Решения комиссии оформляются протоколом и подписываются всеми участниками․

Основные этапы экспертизы ценности: единая схема

Этап 1․ Подготовительный

• создание экспертной комиссии;
• утверждение календарного плана;
• обучение членов комиссии действующим нормативным актам (Приказ Минкультуры РФ № 536 от , «Перечень типовых документов…», локальные акты организации)․

Этап 2․ Аналитический (сам экспертиз)

1. Идентификация документов․ Определяется тип документа, дата создания, сведения о личном составе․
2. Оценка по критериям ценности․ Применяются комплексные критерии:
   • историческая значимость;
   • научная ценность;
   • социальная значимость;
   • информационная полнота и достоверность;
   • уникальность и редкость․
3. Классификация по срокам хранения:
   • П1 — постоянное хранение (передача в государственный архив);
   • В1 — свыше 10 лет (хранение в организации);
   • В2 — до 10 лет;
   • ДХ — документы подлежат уничтожению․

Этап 3․ Оформление результатов

• Акт экспертизы ценности (форма 1-ЭЦ) — составляется на каждое дело;
• Перечень дел, рекомендованных к постоянному и временному хранению;

Этап 4․ Утверждение и передача

1. Результаты экспертизы утверждаются приказом руководителя организации․
2. Дела постоянного хранения передаются в государственный/муниципальный архив по акту приёма-передачи․
3. Дела временного хранения остаются в организации до окончания срока․
4. Дела, подлежащие уничтожению, оформляются актом о выбытии и уничтожаются под контролем экспертной комиссии․

Особенности экспертизы документов по личному составу

Документы по личному составу (приказы о приёме, переводе, увольнении, личные карточки, формуляры, характеристики) имеют повышенную историко-культурную ценность; Поэтому:

• все документы на руководящий состав организации относятся к категории П1;
• документы на остальных сотрудников организации с 1936 г․ и позже также относятся к постоянному хранению (согласно «Перечню типовых документов…», п․ 20․1․3);
• документы до 1936 г․ рассматриваются индивидуально, но чаще всего признаются постоянно хранящимися․

Схема-памятка на одной странице

+-----------------------------+
| ПОРЯДОК ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ |
+-----------------------------+
| 1․ Создание комиссии |
| 2․ Анализ документов |
| ↓ историческая ценность |
| ↓ научная ценность |
| ↓ социальная ценность |
| 3․ Определение срока |
| П1 – В1 – В2 – ДХ |
| 4․ Оформление актов |
| 5․ Утверждение приказом |
| 6․ Передача / уничтожение |
+-----------------------------+

Практические советы

• Всегда используйте актуальные редакции «Перечня типовых документов…» и методических писем Росархива․
• Ведите журнал учёта экспертизы, он понадобится при проверках Росархива и Роскомнадзора․
• Для электронных документов проводится аналогичная экспертиза; при этом дополнительно оцениваются метаданные и формат хранения․
• Храните протоколы, акты и приказы в течение 5 лет после завершения экспертизы (п․ 3․3․4 «Перечня…»)․

Ответственность за нарушения

Согласно ст․ 13․20 КоАП РФ, нарушение порядка учёта, хранения или уничтожения документов влечёт:

• для должностных лиц — штраф от 3 000 до 5 000 руб․;
• для юрлиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб․

Полезные ссылки

• roskult․ru — официальный сайт Федерального архивного агентства
• consultant․ru — раздел «Экспертиза ценности» в системе КонсультантПлюс
• normativ․kontur․ru — актуальные приказы Минкультуры РФ

Если у вас остались вопросы по конкретным типам документов или срокам хранения, пишите — разберём вашу ситуацию индивидуально․