Экспертиза ценности документов — это ключевой процесс, позволяющий определить, какие документы подлежат постоянному хранению в архиве, а какие могут быть уничтожены после установленного срока. В современных условиях ( 11:33:52) актуальность чёткого регулирования этой процедуры возрастает в связи с:

• ростом объёмов документооборота;
• обязательным электронным документооборотом;
• усилением ответственности за утрату культурного наследия.

В статье рассмотрены актуальные требования к проведению и оформлению экспертизы ценности документов на 2026 год с учётом последних изменений законодательства и профессиональных стандартов РФ.

Нормативно-правовая база

Основные законодательные акты

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», регламентирует обращение электронных документов.
• Федеральный закон от 28 ноября 2011 г. № 337-ФЗ (в ред. 2024 г.), устанавливает процедуру экспертизы проектной документации, аналогичные принципы применимы и к документам культурного наследия.
• Приказ Минкультуры России от 31 марта 2022 г. № 366 «Об утверждении Порядка экспертизы ценности документов Архивного фонда Российской Федерации» (действует с ).
• ГОСТ Р 7.0.8-2023 «Деятельность архивная. Экспертиза ценности документов. Общие требования».

Подзаконные акты и методические рекомендации

Кроме законов, практику регулируют:

1. Методические рекомендации Росархива (письмо № 119-16-38 от ).
2. Административные регламенты ФГБУ «Госархив».
3. Локальные акты организации (приказы, положения об архиве).

Этапы проведения экспертизы ценности документов

Подготовительный этап

• Формирование экспертной комиссии (не менее 3 человек: главный архивариус, специалист по делопроизводству, представитель заинтересованного подразделения).
• Сбор исходных данных:
  • опись документов (форма № 1-ТМС);
  • электронные образы (сканы) документов;
  • копии локальных нормативных актов, регламентирующих документооборот.
• Разработка графика работы (сроки, этапы, ответственные лица).

Аналитический этап

Эксперты последовательно выполняют:

1. Идентификацию документов (проверка подлинности, целостности).
2. Классификацию по видам (организационно-распорядительные, финансово-хозяйственные, личного происхождения и др.).
3. Оценку ценности:
   • историко-культурная значимость;
   • информационная полнота;
   • уникальность источника.

Оформление результатов

Экспертное заключение

Должно содержать:

• дату и место проведения экспертизы;
• состав комиссии (Ф. И. О., должности, подписи);
• перечень документов с инвентарными номерами;
• мотивированное решение по каждому документу:
  • «Подлежит постоянному хранению»;
  • «Сохранению не подлежит» (с указанием оснований для уничтожения);
  • «Подлежит временному хранению» (с указанием срока).

Акт экспертизы ценности (форма № 1-ЭЦ)

Электронная экспертиза ценности документов (E-ЭЦ)

С 2025 года действует новый порядок, применяемый для электронных документов:

• используется система «Электронный архив-2026» (СМЭВ 3.2);
• подписание экспертного заключения — усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП);
• хеш-суммы документов фиксируются в блокчейн-реестре Росархива для недопущения подмены.

Алгоритм E-ЭЦ

1. Загрузка пакета электронных документов в систему (форматы: PDF/A, XML, JSON).
2. Автоматическая проверка ЭЦП и целостности файлов.
3. Экспертный анализ с использованием ИИ-модулей (классификация по тематике, распознавание реквизитов).
4. Формирование XML-отчёта по форме 1-ЭЦ-Е.
5. Отправка в Единый государственный реестр архивного фонда (ЕГРАФ).

Ответственность и контроль

Ответственные лица

Государственный контроль

Росархив и территориальные архивные управления проводят:

• плановые проверки, 1 раз в 3 года;
• внеплановые — по жалобам, СМИ, утечкам данных;
• дистанционный мониторинг через ЕГРАФ (онлайн-доступ 24/7).

Практические рекомендации по оформлению результатов

Структура экспертного заключения (образец)

 ЭКСПЕРТНОЕ ЗАКЛЮЧЕНИЕ
 по результатам экспертизы ценности документов
 (ф. 1-ЭЦ) -. Дата проведения экспертизы: 04 июля 2026 г.
 2. Место проведения: г. Москва, ул. Архивная, д. 12.
 3. Состав комиссии:
 ⸺ Иванов И. И. — главный архивариус (председатель);
 ⸺ Петрова П. П;, ведущий специалист ОК;
 ‒ Сидоров С. С. — представитель юридического отдела.
 4. Перечень документов: см. Приложение 1 (опись № 145).
 5. Решение: 78 единиц хранятся постоянно, 23 — уничтожить после г.
 6. Подписи членов комиссии: __________ /Иванов И. И./
 __________ /Петрова П. П./
 __________ /Сидоров С. С./

Документы, подлежащие прикреплению к заключению

• Описи документов (ф. 1-ТМС, 2-ТМС).
• Скан-копии наиболее ценных документов (формат PDF/A, DPI ≥ 300).
• Акт приёма-передачи документов в архив (ф. 4-Т).
• Справка о состоянии дел (наличие влаги, плесени, вредителей).

Ответственность за нарушения

В 2026 году усилена административная ответственность:

Проведение экспертизы ценности документов требует строгого соблюдения нормативных требований, междисциплинарного подхода и применения современных IT-решений. В 2026 году ключевыми трендами являются:

• переход на полностью электронный документооборот;
• использование искусственного интеллекта для предварительной оценки;
• усиление государственного контроля через ЕГРАФ.

Организациям рекомендуется заранее подготовить:

1. Локальный регламент экспертизы ценности, утверждённый руководителем.
2. Штат специалистов с действующими квалификационными аттестатами Росархива.
3. Сертифицированную систему управления электронными архивами (СУЭД);

Только при соблюдении вышеуказанных условий можно гарантировать сохранность национального документального наследия и избежать штрафов за нарушения.

Актуализировано по состоянию на 11:33:52. При подготовке использованы официальные источники: Портал Росархива, КонсультантПлюс, Государственная Дума РФ.