Актуальность темы. С 12 ноября 2025 года в Трудовой кодекс РФ внесены изменения, которые чётко регламентируют порядок и сроки выдачи работникам заверенных копий документов, связанных с трудовой деятельностью. Законодательство обязало работодателя:
- выдавать копии без взимания платы;
- делать это в трёхдневный срок;
- подтверждать надлежащее заверение своей подписью и печатью.
Что изменилось в статье 327.6 ТК РФ
В новой редакции статьи 327.6 «Предоставление работнику копий документов» закреплено:
- Обязанность работодателя. По письменному заявлению работника работодатель обязан в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления выдать заверенные копии документов.
- Перечень документов. Копии предоставляются:
- трудовой книжки (включая сведения о переводах, поощрениях и взысканиях);
- приказов о приёме на работу, увольнении, переводе, отпуске;
- дополнительных соглашений к трудовому договору;
- справок о заработной плате (формы 2-НДФЛ, 182н и др.);
- иных документов, непосредственно связанных с трудовой деятельностью.
- Форма заверения. Каждая страница копии должна быть:
- заверена подписью ответственного лица (кадрового работника или руководителя);
- скреплена гербовой печатью организации, либо штампом «Копия верна».
- Бесплатность. За выдачу копий взимать плату запрещено, за исключением случаев, когда работник запрашивает более двух комплектов копий в течение календарного года — в этом случае допускается взимание платы, не превышающей фактические затраты на копирование и заверение.
Как грамотно подать заявление
Рекомендуемая форма заявления:
Заявление
на выдачу заверенных копий документов
От: Иванова И.И.
Должность: ведущий инженер
Структурное подразделение: отдел снабжения
Прошу выдать мне заверенные копии следующих документов:
Трудовой книжки за весь период работы;
Приказа № 15-к от о переводе на новую должность;
Справки о среднем заработке за 2024 год (форма 182н).
Подпись: __________ Иванов И.И.
- Важно: заявление можно подать лично в канцелярию, по почте заказным письмом с уведомлением, либо в электронной форме через сервис «Госуслуги» или корпоративный портал.
- Работодатель обязан выдать копии лично под роспись или направить по указанному в заявлении адресу (при заказном письме).
Ответственность работодателя за нарушение сроков и требований
Согласно статье 5.27 КоАП РФ:
- за непредоставление копий в срок или за отказ без уважительной причины предусмотрен штраф:
- на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 ₽;
- на юридических лиц — от 50 000 до 100 000 ₽.
- При повторном нарушении возможна дисквалификация руководителя на срок до 3 лет;
Что делать, если работодатель отказывает
- Зафиксировать факт отказа: сохранить копию заявления с отметкой о приёме, или почтовую квитанцию, или скриншот электронного обращения.
- Направить жалобу:
- в Государственную инспекцию труда (Роструд);
- в территориальное управление Федеральной службы труда и занятости.
- Подать иск в суд о понуждении к выдаче документов и компенсации морального вреда.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос: Можно ли получить копию трудового договора, если я его потерял?
Ответ: Да, это прямо предусмотрено статьёй 327.6 ТК РФ. Заявление подаётся в свободной форме.
Вопрос: Как быть, если работодателю трудно найти архивный приказ 10-летней давности?
Ответ: Срок хранения кадровых документов составляет 50 лет. Если документ подлежит хранению, работодатель обязан его найти и выдать копию.
Вопрос: Может ли работник доверить получение копий представителю?
Ответ: Да, при наличии нотариально заверенной доверенности или доверенности, оформленной в установленном законом порядке.
Практические советы кадровой службе
- Вести журнал учёта выдачи копий с указанием даты, ФИО работника, перечня документов и подписи получателя.
- Заранее отсканировать и хранить электронные копии документов в защищённом формате PDF/A, это ускоряет процесс выдачи.
- Разместить на корпоративном портале шаблон заявления и памятку для сотрудников.
С 12 ноября 2025 года работодатель обязан выдать заверенные копии трудовых документов в течение трёх рабочих дней бесплатно. Своевременное выполнение требований статьи 327.6 ТК РФ минимизирует риск штрафов и судебных споров, повышает лояльность персонала и демонстрирует прозрачность кадровой работы.